Jobbeschreibung

• Allgemeine Bürotätigkeiten und Registraturarbeiten, insbesondere:
• Anlegen, Führen und Aussondern von Akten, Führen des Wiedervorlagekalenders und Terminüberwachung
• Allgemeine organisatorische Aufgaben, insbesondere:
• Vorbereiten von Besprechungen, Zusammenstellen von Unterlagen für Vertragsabschlüsse für den baulichen und betriebstechnischen Bereich der Liegenschaften, Protokollführung, Fertigung einfacher Schreiben, wie z. B. Kurzmitteilungen
• Terminkoordination mit mehreren Beteiligten
• Datenpflege, Führen von Listen und Tabellen
• Veranlassen und Überwachen von Vorgängen des Bau- und Betriebsmanagements, insbesondere:
• Entgegennahme von Schadensmeldungen
• Einholen von Angeboten und Ergebnisaufstellung (freihändige Vergabe) bzw. Vorbereitung von beschränkten Ausschreibungen und Beschaffungen einschließlich Vorbereitung der Auftragsvergabe
• Erstellen von Leistungsverzeichnissen und Leistungsbeschreibungen in Abstimmung mit dem/der Objekt-​/Betriebs-​/Baumanager/​-in
• Erteilung von Aufträgen an Dritte (Zeitvertragsfirmen aus Rahmenverträgen, freihändige Vergaben) oder an das operative Liegenschaftspersonal
• Überwachung der Ausführung vor Ort
• Ermittlung der erforderlichen Finanzmittel in Zusammenarbeit mit dem Objekt-, Betriebs- und Baumanagement
• Erstellen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei Aufträgen im kleinen Bauunterhalt und Betrieb (Erneuerung oder Reparatur) mit Vorlage zur Entscheidung durch die zuständige Sachbearbeitung
• Rechnungsbearbeitung
• Auftrags- und Kostenerfassung im SAP-gestützten IT-Fachverfahren BALIMA und Vorkontierung
• Erstellen von Buchungsbelegen für Kosten der Bauunterhaltung und des Betriebes
• Inhaltliche Kontrolle der Rechnungen sowie Prüfung und Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit

Qualifikation

• Qualifikation:
• Abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem oder immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt, z. B. Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), Immobilienkauffrau/​-kaufmann (w/m/d) oder vergleichbare Qualifikation
• Fachkompetenzen:
• Einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Facility Management wünschenswert
• Gute betriebs- und immobilienwirtschaftliche Kenntnisse und praktische Erfahrungen auf dem Gebiet der Liegenschaftsverwaltung
• Kenntnisse in SAP und des SAP-gestützten Fachverfahrens BALIMA bzw. die Bereitschaft, sich fehlende Kenntnisse kurzfristig anzueignen
• Fundierte Anwenderkenntnisse der IT-Standardanwendungen (Microsoft Office), insbesondere Excel
• Weiteres:
• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick, Befähigung zum wirtschaftlichen Denken und Handeln
• Fähigkeit, sich in wechselnde Aufgabenfelder einzuarbeiten
• Gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, Kommunikationsfähigkeit
• Kunden-​/adressatenorientiertes Verhalten und zielorientiertes Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit und Sozialkompetenz
• Gutes Urteilsvermögen, verbunden mit der Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen

Unternehmensbeschreibung

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.
Unser Geschäftsbereich Facility Management baut, betreibt und bewirtschaftet ein komplexes Portfolio mit spannenden und vielseitigen Objekten - von den Ministerien in Berlin und Bonn, über Bundesgerichte und Forschungseinrichtungen bis zu den Gebäuden des Zolls, der Bundespolizei, der Bundeswehr oder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW). Im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden gestalten wir den Weg zu einem klimaneutralen Immobilienmanagement.
Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Benefits

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bzw. 31 Tage ab 2027)
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Verkehrsgünstige Lage mit dem ÖPNV
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

Kontakt

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Welz unter der Telefonnummer +49 228 8484-6404 gerne zur Verfügung.
Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Herrn Kropp unter der Telefonnummer +49 228 8484-8198 .
Weitere Informationen finden Sie auch unter https://karriere.bundesimmobilien.de .
Hinweise zum Datenschutz und zur Speicherung Ihrer Daten nach DSGVO im Zuge Ihrer Bewerbung bei der BImA finden Sie unter https://www.bundesimmobilien.de/datenschutz .
Www.bundesimmobilien.de