Jobbeschreibung

• Sie begleiten den Vorsitz des GBR bei der Erledigung seiner Aufgaben, d. h. sind insbesondere zuständig für:
• Die fachliche und organisatorische Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Sitzungen (z. B. Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollen),
• Die Vorbereitung, Organisation und Koordination von Veranstaltungen (z. B. GBR- und Ausschusssitzungen) einschließlich der Korrespondenz mit Tagungsstätten und Hotels sowie der Organisation des Reisemanagements,
• Organisation des Einkaufs für den GBR und Prüfung von Rechnungen,
• Die verwaltungstechnische Organisation der Geschäftsstelle (u. a. Erledigung der Korrespondenz, Aktenführung und -ablage, Terminplanung und -organisation),
• Unterstützung der örtlichen Betriebsräte.

Qualifikation

• Sie sind Verwaltungsfachangestellte*r oder verfügen über eine kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Erfahrung im Tagungsmanagement und in der Protokollführung sowie OpenSlides als System für das gesamte Tagungs- und Teilnehmermanagement des GBR.
• Wünschenswert sind außerdem Kenntnisse des Betriebsverfassungsgesetzes, des TVöD Bund und des Bundesreisekostengesetzes.
• Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten.
• Erfahrung im Umgang mit modernen Bürokommunikationssystemen (derzeit Microsoft-Standardsoftware) sowie Kenntnisse in SAP.
• Sie zeichnen sich aus durch eine hohe organisatorische Kompetenz, eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Teamfähigkeit.
• Ihre Arbeitsweise ist durch Flexibilität, Selbständigkeit sowie Motivation und Einsatzbereitschaft gekennzeichnet und ein diskreter Umgang mit vertraulichen Daten ist für Sie selbstverständlich.
• Interkulturelle Kompetenz und gute englische Sprachkenntnisse sowie die Bereitschaft zu regelmäßigen, teils mehrtägigen Dienstreisen.

Unternehmensbeschreibung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Benefits

• Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses bis zum 31.08.2030 in Teilzeit (30 Stunden) bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
• Was Sie von uns erwarten können
• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Rechtliches

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Kontakt

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
Zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
Www.mpg.de