Mitarbeiter*in Gästehausverwaltung und Gästebetreuung (w/m/d)

Jobbeschreibung

• Sie übernehmen das Management von Aufenthalten unserer Gastwissenschaftler*innen vornehmlich im Rahmen der Kooperation/Partnerschaft Heidelberg-Harvard. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
• Einbindung von Aufenthalten im Rahmen der Kooperation/Partnerschaft Harvard-Heidelberg in bestehende betriebliche Abläufe der Gästehäuser
• Bearbeitung von Buchungsanfragen und Management der Belegungsplanung
• Betreuung und Beratung der Gastwissenschaftler*innen und evtl. mitreisender Angehörigen sowie gastgebender Einrichtung in allen Fragen rund um die Gästehäuser der Universität
• Erledigung der Anreiseformalitäten und Übergabe von Apartments bei Ankunft der Gäste, Erstellung von Mietverträgen sowie Rechnungslegung
• Qualitätsmanagement, einschließlich Apartmentchecks bei An- und Abreise sowie Koordination von externen Dienstleister*innen zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Zustandes der Apartments vor Einzug von Gästen
• Ansprechpartner*in für Gastwissenschaftler*innen und ggf. Ihrer Angehörigen vor Ort
• Monitoring und Berichtswesen im Zusammenhang mit Aufenthalten in den Gästehäusern
• Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben vor Ort

Qualifikation

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Dienstleistungsbereich/Hotelfach oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
• Erfahrungen im Bereich Hotelmanagement/Facility Management oder im Wissenschaftsbetrieb
• Sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sowie Auslandserfahrung von Vorteil
• Gute SAP-Kenntnisse, sicherer Umgang mit MS Office
• Kenntnisse einer Hotelmanagement-Software oder die Fähigkeit, sich schnell in komplexe EDV-Programme einzuarbeiten, haustechnische Kenntnisse von Vorteil
• Serviceorientierung, Organisationstalent, Flexibilität, Teamfähigkeit
• Eigenständige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein

Unternehmensbeschreibung

Die Gästehäuser und Gästeapartments der Universität Heidelberg im Neuenheimer Feld (INF 370 | 371|130.1) bieten insbesondere Gastwissenschaftler*innen der Universität ein Zuhause auf Zeit. Unser Team vor Ort ist Ansprechpartner für Gäste sowie für gastgebende Institute/Einrichtungen und betreut Gäste aus aller Welt von der Anfrage und Buchung, über die Anreise, während des Aufenthalts bis zur Abreise.

Benefits

• Einen vielseitigen und anspruchsvollen Aufgabenbereich in einem kleinen Team
• Eine freundliche Arbeitsatmosphäre, die sich durch gegenseitige Unterstützung auszeichnet
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Bezuschusstes Deutschlandticket
• Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.

Rechtliches

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt .