Bürofachkraft (w/m/d) für Scan- und Archivarbeiten

Die Stadt Minden ist mit gut 85.000 Einwohner*innen das Zentrum einer vielfältigen und innovativen Region. Unser Plus: In Minden verbinden sich hohe Lebensqualität mit kurzen Wegen, einem familienfreundlichen Umfeld und Naturnähe. Herausragende kulturelle Angebote, vielseitige Sportmöglichkeiten und eine hochwertige Bildungslandschaft prägen die Weserstadt. Ein bunter Branchenmix aus mehreren tausend mittelständischen Unternehmen macht die Mindener Wirtschaft krisenfest und zukunftssicher. Mit ca. 1.400 Beschäftigten gehören die Stadt Minden und die Städtischen Betriebe Minden (SBM) zu den größten Arbeitgeber*innen in der Region.

Zusammen gestalten wir in einem großen Team die Zukunft Mindens. In der kommunalen Verwaltung gibt es vielfältige Aufgaben, die alle ein Ziel verfolgen: Guten Service für die Mindener Bürger*innen, Unternehmen und Gäste zu bieten und gemeinsam unsere Stadt jeden Tag ein bisschen besser zu machen.

Die Stadt Minden sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich Bauordnung zwei Teilzeitkräfte als

Bürofachkraft für Scan- und Archivarbeiten
Referenz-Nr. 06_2026

Es handelt sich um zwei befristete Teilzeitstellen mit jeweils 22 Wochenstunden. Die Befristung der ersten Stelle endet am 31.07.2028, die der zweiten am 31.08.2029. Für die zweite Stelle besteht zudem die Option einer Verlängerung.

Ihre wesentlichen Aufgaben:

• Digitalisierung der in Papierform eingegangenen Bauanträge, Vorkaufsrechtsrechte und technischen Nachweise, einschließlich der Kontrolle des Scanvorgangs
• Einbindung von digitalen Dateien zum jeweils zugehörigen Vorhaben in das DMS (Datenmanagementsystem -nscale) und/oder Fachsoftware ProBAUG
• Recherche und Bereitstellung von Bestandsakten aus dem Archiv zu aktuellen Bauanträgen, einschließlich Aktenzuordnung / Rückführung in das Archiv
• Organisation des Bauaktenarchivs (u. a. Umräumen, Sortieren, defekte Ordner /Akten austauschen, Sammelordner sichten, Beschriftung der Ordner)
• Anpassung der Aktenbezeichnung bei Änderung und Aufhebung der Grundstücksdaten im Archiv, in der Registratur sowie in der Fachsoftware und im DMS
• für Klageverfahren Akten paginieren und kopieren bzw. scannen
• Aussonderung nicht mehr aufbewahrungspflichtiger Akten in Abstimmung mit dem Kommunalarchiv und nach Rücksprache mit der Bereichsleiterin
• allgemeine Bürotätigkeiten, wie Sitzungsprotokolle, Statistiken, Bestellungen, Post usw.
• Übernahme von Sonderaufgaben, wie Recherche, Zusammenstellung von Hausakten usw.
• Vertretungstätigkeiten in der Bauberatung als Assistenz, bei der Gewährung von Hausakteneinsichten sowie in der Registratur, einschließlich wechselndem Dienst donnerstagnachmittags bis 18:00 Uhr

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Bürofachkraft oder über eine vergleichbare Ausbildung, wünschenswert mit Berufserfahrung d im Sinne des Aufgabenprofils
• sowohl Ihre guten PC-Kenntnisse (Standardsoftware MS-Office) als auch Ihr guter Umgang mit Kopiergeräten, Plottern und Scannern sind Grundlagen dafür, sich auch in weitere Programme einzuarbeiten, die im Bereich Bauordnung genutzt werden
• bei der Bewältigung ihrer Aufgaben überzeugen Sie durch ihre Fähigkeit eigenverantwortlich, strukturiert und exakt zu arbeiten
• ein ausgeprägtes Organisationstalent ermöglicht es Ihnen, Prioritäten zu setzen
• Sie arbeiten gern im Team und sind flexibel bei den vielseitigen Aufgaben und Neuerungen aufgrund der laufenden Digitalisierung und der damit verbundenen Änderung der Arbeitsprozesse
• durch Ihre offene und wertschätzende Grundeinstellung können sie gut mit Konfliktsituationen umgehen
• Sie sind bereit ihre Kenntnisse im Allgemeinen Verwaltungsrecht und im Bereich Datenschutz zu vertiefen bzw. sind bereit diese zu erwerben
• Sie sind bereit, auch auf Leitern schwere Akten zu tragen und haben keine Hausstauballergie

Die Arbeitszeit verteilt sich auf Montag bis Freitag. Aufgrund wechselnder Anforderungen kann es notwendig sein, die tägliche Arbeitszeit flexibel anzupassen. Eine entsprechende Flexibilität wird daher begrüßt.

Wir bieten:

• ein vielfältiges, anspruchs- und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem kollegialen Umfeld
• eine Einarbeitung in einem kompetenten Team mit viel Erfahrung
• fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildungsangebote
• transparente und faire Vergütung

Die Stellen sind mit Entgeltgruppe 4 TVöD bewertet.

Weitere Informationen: