Mitarbeiter*in für Personalwesen & Büro- und Fördermittelmanagement zur Elternzeitvertretung

Jobbeschreibung

• Du übernimmst eine zentrale Rolle im Personalwesen sowie im Büromanagement und sorgst dafür, dass unsere internen Abläufe verlässlich, klar und gut organisiert bleiben. Zusätzlich verantwortest du einen definierten Anteil an Aufgaben im Fördermittelmanagement, insbesondere dort, wo es um präzise Fristen, vollständige Unterlagen und die saubere administrative Abwicklung geht.
• Verwaltungsrolle – Personalwesen
• Du unterstützt die Geschäftsführung und das Team in allen administrativen Personalprozessen und trägst zu einer transparenten, wertschätzenden und gut strukturierten Personalarbeit bei.
• Organisation und Dokumentation von Onboarding-, Offboarding- und Recruitingprozessen
• Pflege der Personalakten und von personalrelevanten Unterlagen
• Betreuung und Weiterentwicklung des HR-Tools Personio
• Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei organisatorischen Personalfragen
• Mitwirkung an Personalrichtlinien, Rollenbeschreibungen und internen Arbeitsprozessen
• Organisationsrolle – Büromanagement
• Du stellst sicher, dass die täglichen Abläufe im Verein flüssig funktionieren und das Team gut unterstützt wird.
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags und Betreuung der Büroinfrastruktur
• Organisation von Teamterminen, internen Schulungen und Veranstaltungen
• Zentrale Anlaufstelle für organisatorische Fragen
• Unterstützung bei Arbeits- und Gesundheitsschutz (Unterweisungen, Nachweise, Dokumentation)
• Mitwirkung an Datenschutzprozessen gemeinsam mit Geschäftsführung
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Schriftverkehr, Dokumentation und strukturierter Ablage
• Verwaltungsrolle – Fördermittelmanagement
• Du übernimmst administrative Aufgaben im Fördermittelmanagement, die hohe Sorgfalt und verlässliches Fristenmanagement erfordern.
• Überblick über alle relevanten Fristen (Antragsfristen, Mittelabrufe, Verwendungsnachweise)
• Sicherstellung, dass Unterlagen der Fachbereiche vollständig, formal korrekt und rechtzeitig beim Fördermittelgeber eingereicht werden
• Enge Abstimmung mit Fachbereichen, um fristgerechte und vollständige Einreichungen sicherzustellen
• Eigenständige Erstellung und Durchführung von Mittelabrufen
• Ordnungsgemäße Ablage und Dokumentation der Förderunterlagen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium – oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in Personalverwaltung, Office-Management oder administrativen Aufgaben
• Freude an sorgfältiger Organisation, strukturierter Arbeitsweise und verlässlicher Kommunikation
• Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Ausgeprägte IT-Affinität und sicherer Umgang mit gängigen Anwendungen
• Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freude an Teamarbeit sowie an stärkenbasiertem, selbstorganisiertem Arbeiten

Unternehmensbeschreibung

Psychische Gesundheit und die Stärkung des Wohlbefindens junger Menschen sind zentrale gesellschaftliche Aufgaben. Irrsinnig Menschlich e.V. stärkt seit über 26 Jahren die seelische Gesundheit junger Menschen präventiv, wirksam, bundesweit und international. Damit unsere Programme stabil wachsen und verlässlich wirken können, brauchen wir eine robuste Finanz- und Fördermittelsteuerung – vom ersten Gespräch mit Förderpartnern bis zur korrekten Abrechnung komplexer Förderverträge.

Benefits

• Arbeit mit Sinn : Du trägst dazu bei, dass junge Menschen ihre psychische Gesundheit stärken können
• Ein sympathisches, engagiertes Team , das sich gegenseitig unterstützt
• Moderne Arbeitskultur , klare Rollen und produktive Fehlerkultur
• Flexible Arbeitszeiten ; ein bis zwei Remote-Tage pro Woche möglich
• Gehalt & Entwicklung : Attraktive Vergütung für den Nonprofit-Bereich und Weiterbildungsmöglichkeiten. Die Vergütung ist angelehnt an TVÖD Entgeltgruppe E7.