Teamassistenz / Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Jobbeschreibung

• Registratur eingehender Vorgänge mit Excel, Dokumentenmanagement und Datenbankpflege sowie statistische Abfragen,
• Erste Anlaufstelle für telefonische und E-Mail-Anfragen an die Abteilung,
• Assistenz der Abteilungsleitung,
• Korrespondenz und Kommunikation in deutscher sowie englischer Sprache unter Anwendung der gängigen MS Office Programme (Word, Outlook, Excel etc.),
• Terminplanung und -verwaltung, sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen,
• Organisation und Betreuung von internen Veranstaltungen,
• Verwaltung und Beschaffung des Bürobestandes,
• Organisation der Arbeitsabläufe innerhalb der Abteilung in Abstimmung mit der Leitung,
• Allgemeines Officemanagement mit Hands-on-Mentalität.

Qualifikation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss,
• Idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wobei die Position auch für Berufsanfänger geeignet ist,
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, jeweils in Wort und Schrift,
• Sehr gute Kenntnisse/routinierter Umgang im Hinblick auf MS Office-Anwendungen, sowie die Bereitschaft sich in neue digitale Tools einzuarbeiten,
• Eine gewissenhafte und eigenständige Arbeitsweise und ein freundliches Auftreten
• Loyalität und Zuverlässigkeit sowie Freude an der Arbeit im Team,
• Organisations- und Kommunikationstalent sowie ein ausgeprägtes Servicebewusstsein.
• Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und Ihre Souveränität.

Unternehmensbeschreibung

Die Technische Universität München (TUM) zählt zu den besten Universitäten Europas. Spitzenleistungen in Forschung und Lehre, Interdisziplinarität und Talentförderung zeichnen uns aus. Dazu kommen starke Allianzen mit Unternehmen und mit wissenschaftlichen Einrichtungen auf der ganzen Welt. Die TUM ist eine der drei ersten Exzellenz-Universitäten Deutschlands. In internationalen und nationalen Rankings schneiden wir regelmäßig hervorragend ab. Über 50.000 Studierende und ca. 12.000 Beschäftigte studieren und arbeiten bei uns.
Das TUM Legal Office ist die Zentrale Rechtsabteilung der TUM. In einem Team von ca. 25 Juristinnen und Juristen sind wir juristische Berater und Dienstleister sowohl für alle Professuren und sonstigen Einrichtungen als auch für alle Hochschulgremien der TUM, insbesondere das Hochschulpräsidium. Zur Verstärkung unseres Abteilungssekretariats suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte und engagierte

Benefits

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im Umfeld einer modernen und unternehmerischen Universität,
• Eigenständiges Arbeiten in einem motivierten, kollegialen und wertschätzenden Team,
• Eine gründliche Einarbeitung,
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur regelmäßigen persönlichen und fachlichen Weiterbildung,
• Zugang zu den Sport- und Gesundheitsangeboten des Zentralen Hochschulsports, zu kulturellen Aktivitäten der TUM-Gemeinschaft und zur Mensa des Studentenwerks,
• Einen Dienstort in zentraler Lage in München Maxvorstadt mit guter Anbindung zu öffentlichen Verkehrsmitteln, sowie ein vergünstigtes Jobticket im ÖPNV,
• Betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).

Rechtliches

Die zu besetzende Stelle ist unbefristet. Das Arbeitsverhältnis und die Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an; qualifizierte Frauen werden daher besonders aufgefordert sich zu bewerben. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der TUM übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung unter http://go.tum.de/554159 . Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie,

Kontakt

Bei Interesse richten Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung – vorzugsweise per E-Mail als eine Datei im PDF-Format – bis zum 12. April 2026 an: Technische Universität München, TUM Legal Office – ZA