Fremdsprachenassistent*in im Lehrbereichssekretariat (m/w/d)

Jobbeschreibung

• Führung des Sekretariats dreier Arbeitsgruppen am Institut für Physik
• Bearbeitung von Haushalts- und Personalangelegenheiten, insbesondere:
• Mittelbewirtschaftung
• Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen
• Vorbereitung von Personalvorgängen (Ausschreibungs-, Einstellungs- und Änderungsanträge)
• Reiseorganisation/-abrechnungen
• Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• (Tagungen, Seminare, Vorträgen und Kolloquien etc.)
• Sekretariats- und Schreibarbeiten (Deutsch und Englisch)
• Unterstützung bei der Organisation der Lehre und beim Abfassen von Texten und Skripten

Qualifikation

• Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Organisation, Verwaltung, Finanzen und Personal
• Sicherer Umgang mit Office-Software (insbes. Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) sowie Erfahrung im Umgang mit SAP, Datenbanken und elektronischen Workflow-Tools
• Grundkenntnisse im Haushaltsrecht
• Allgemeine Sekretariatskenntnisse, Erfahrungen im Hochschulbereich, insbes. Kenntnisse HU- interner Regelungen und Verfahren in den Bereichen Forschung, Studium und Lehre sowie Haushalt und Personal erwünscht
• Kenntnisse im Bestell- und im Vergabeprozess einschließlich vergaberechtlicher Grundlagen erwünscht
• Kenntnisse der Bewilligungsgrundsätze und Zuwendungsrichtlinien der Drittmittelgeber sind erwünscht
• Datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1); sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2)
• Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie soziale Kompetenz

Rechtliches

Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.
Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO .