Eine Kündigung schnell per E-Mail verschicken, kurz per WhatsApp Bescheid geben oder das unterschriebene Schreiben einscannen und als PDF senden: Was im digitalen Arbeitsalltag praktisch und zeitgemäß erscheint, reicht bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland grundsätzlich nicht aus.
Das deutsche Arbeitsrecht macht hier eine klare Vorgabe. Wer ein Arbeitsverhältnis kündigen möchte, muss die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform einhalten. Das gilt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Eine Kündigung per E-Mail, SMS oder Messenger erfüllt diese Anforderung nicht und ist daher grundsätzlich unwirksam.
Gerade weil heute Arbeitsverträge, Absprachen und viele andere Dokumente digital ausgetauscht werden, sorgt diese Regel immer wieder für Missverständnisse. Bei einer Kündigung lohnt es sich deshalb, genau zu wissen, welche Form vorgeschrieben ist und worauf es bei der Zustellung ankommt.
Die entscheidende Vorschrift findet sich in § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Danach bedürfen sowohl die Kündigung als auch der Auflösungsvertrag zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses der Schriftform. Gleichzeitig stellt das Gesetz ausdrücklich fest, dass die elektronische Form ausgeschlossen ist.
Für die klassische Kündigung bedeutet das: Sie muss auf einem Schriftstück erklärt und grundsätzlich eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Die rechtliche Grundlage dafür ergibt sich aus § 623 BGB in Verbindung mit den allgemeinen Vorschriften zur Schriftform in § 126 BGB.
Eine Kündigung ausschließlich per E-Mail ist deshalb nicht ausreichend. Dasselbe gilt grundsätzlich für eine Kündigung per SMS, WhatsApp oder einem anderen Messenger. Auch ein Scan oder Foto eines unterschriebenen Kündigungsschreibens ersetzt das erforderliche Original nicht.
Auch eine elektronische Signatur löst das Problem grundsätzlich nicht. Das ist ein wichtiger Unterschied zu anderen Rechtsgeschäften, bei denen eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform unter bestimmten Voraussetzungen durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann.
Für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses hat der Gesetzgeber diese Möglichkeit ausdrücklich ausgeschlossen. Selbst wenn ein Unternehmen digitale Signaturverfahren für Verträge und andere Dokumente verwendet, sollte daraus also nicht geschlossen werden, dass auch eine arbeitsrechtliche Kündigung auf diesem Weg wirksam erklärt werden kann.
Wer rechtssicher kündigen möchte, sollte deshalb weiterhin auf ein schriftliches Kündigungsschreiben mit eigenhändiger Unterschrift setzen.
Der Formfehler kann erhebliche Konsequenzen haben. Wird eine Kündigung lediglich per E-Mail oder Messenger ausgesprochen, beendet diese Erklärung das Arbeitsverhältnis grundsätzlich nicht.
Das bedeutet insbesondere:
Das Arbeitsverhältnis wird durch diese formunwirksame Erklärung grundsätzlich nicht beendet.
Die vorgesehene Kündigungsfrist wird dadurch grundsätzlich nicht wirksam in Gang gesetzt.
Für eine wirksame Beendigung muss eine formgerechte Kündigung erklärt werden.
Der Zeitpunkt des Zugangs der späteren wirksamen Kündigung kann für die Berechnung der Kündigungsfrist entscheidend sein.
Das kann insbesondere dann relevant werden, wenn eine Kündigungsfrist nur noch eingehalten werden kann, wenn die Kündigung bis zu einem bestimmten Tag zugeht. Wird zunächst lediglich eine E-Mail verschickt und das unterschriebene Original erst später zugestellt, kann sich dadurch der Beendigungszeitpunkt verschieben.
Eine arbeitsrechtliche Kündigung sollte zunächst eindeutig erkennen lassen, dass das bestehende Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz hierfür nicht vor. Entscheidend ist, dass der Wille zur Kündigung klar und unmissverständlich zum Ausdruck kommt.
Für die gesetzliche Schriftform sind insbesondere folgende Punkte wichtig:
Die Kündigung wird auf einem Schriftstück erklärt.
Das Kündigungsschreiben wird eigenhändig unterschrieben.
Die Erklärung lässt eindeutig erkennen, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt werden soll.
Das Kündigungsschreiben geht der anderen Vertragspartei zu.
Der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Es genügt nicht, das Kündigungsschreiben lediglich zu erstellen und zu unterschreiben. Eine Kündigung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung und muss dem Empfänger zugehen.
Für die Wirksamkeit und insbesondere für die Einhaltung von Kündigungsfristen kann der Zugang entscheidend sein. Vereinfacht gesagt muss die Kündigung so in den Machtbereich des Empfängers gelangen, dass unter gewöhnlichen Umständen mit der Möglichkeit der Kenntnisnahme gerechnet werden kann.
Eine persönliche Übergabe kann deshalb sinnvoll sein, wenn sich der Erhalt entsprechend dokumentieren lässt. Auch bei einer postalischen Zustellung sollte berücksichtigt werden, dass nicht allein das Absenden über die Einhaltung einer Kündigungsfrist entscheidet.
Wer beispielsweise bis zum Monatsende kündigen muss, sollte das Schreiben daher nicht erst am letzten Tag zur Post geben und davon ausgehen, dass damit automatisch die Frist eingehalten wurde.
Ja. § 623 BGB unterscheidet bei der vorgeschriebenen Schriftform grundsätzlich nicht danach, welche Seite das Arbeitsverhältnis beendet. Die Vorgabe betrifft deshalb sowohl Kündigungen durch Arbeitgeber als auch Kündigungen durch Arbeitnehmer.
Auch Beschäftigte können ihr Arbeitsverhältnis somit nicht wirksam allein dadurch kündigen, dass sie ihrem Arbeitgeber eine entsprechende E-Mail oder WhatsApp-Nachricht schicken.
Wer selbst einen beruflichen Wechsel plant, sollte daher zwei Dinge sauber voneinander trennen: Erst den bestehenden Arbeitsvertrag formgerecht beenden und gleichzeitig die nächsten Karriereschritte vorbereiten. In unseren Karriere-Tipps für Jobsuchende findest Du weitere Informationen rund um Bewerbung, Karriere und Arbeitsleben.
Die Grundregel lässt sich relativ einfach zusammenfassen: Entscheidend ist nicht, wie eindeutig eine digitale Nachricht formuliert ist. Entscheidend ist, ob die gesetzlich vorgeschriebene Form eingehalten wurde.
Eine Nachricht wie „Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis zum 31. Oktober“ wird deshalb nicht allein dadurch zu einer wirksamen Kündigung, dass der Wille zur Beendigung eindeutig erkennbar ist. Auch ein PDF mit eingescannter Unterschrift oder ein Foto des unterschriebenen Schreibens erfüllt grundsätzlich nicht die für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses vorgeschriebene Schriftform.
Digitale Kommunikation kann ergänzend sinnvoll sein, beispielsweise um eine Kündigung anzukündigen oder organisatorische Fragen zu klären. Die formgerechte Kündigung selbst ersetzt sie jedoch nicht.
Von der Form der Kündigung zu unterscheiden ist die Frage nach der richtigen Kündigungsfrist. Eine formal wirksame Kündigung bedeutet nicht automatisch, dass auch der gewählte Beendigungszeitpunkt korrekt ist.
Welche Frist gilt, kann sich insbesondere aus dem Arbeitsvertrag, einem anwendbaren Tarifvertrag oder den gesetzlichen Kündigungsfristen des § 622 BGB ergeben. Auch Probezeit, Dauer der Beschäftigung und die Frage, welche Vertragspartei kündigt, können eine Rolle spielen.
Deshalb sollten Form, Zugang und Kündigungsfrist immer gemeinsam betrachtet werden. Ein korrekt unterschriebenes Kündigungsschreiben hilft wenig, wenn bei der Berechnung des gewünschten Beendigungszeitpunkts eine relevante Frist übersehen wurde.
Eine Kündigung bedeutet nicht nur das Ende eines Arbeitsverhältnisses, sondern häufig auch den Beginn einer beruflichen Neuorientierung. Wer bereits weiß, welche Position, Branche oder Region als Nächstes interessant ist, kann parallel nach passenden Stellen suchen.
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So digital unsere Arbeitswelt inzwischen geworden ist, bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses gelten weiterhin besondere Formvorschriften. Eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder SMS genügt der gesetzlichen Schriftform grundsätzlich nicht. Auch eine eingescannte Unterschrift oder eine ausschließlich elektronische Signatur ersetzt die erforderliche Schriftform bei der Kündigung nicht.
Wer ein Arbeitsverhältnis wirksam beenden möchte, sollte deshalb auf ein schriftliches Kündigungsschreiben mit eigenhändiger Unterschrift achten und sicherstellen, dass dieses der anderen Vertragspartei rechtzeitig zugeht. Zusätzlich muss die jeweils geltende Kündigungsfrist berücksichtigt werden.
Gerade bei einer Kündigung können kleine formale Fehler große Auswirkungen haben. Deshalb gilt: Nicht nur was erklärt wird, ist entscheidend, sondern auch wie und wann die Kündigung den Empfänger erreicht.