Office Manager / Teamassistenz – Sekretariat & Büromanagement (m/w/d)

Jobbeschreibung

• Organisatorische Schaltzentrale: Sie übernehmen die klassischen Assistenz- und Sekretariatsaufgaben – von der Betreuung der Telefonzentrale über die Beschaffung von Büromaterial bis hin zur Rechnungsprüfung – und sorgen dafür, dass alle organisatorischen Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.
• Reibungsloser Informationsfluss: Durch die Koordination und Verteilung der Ein- und Ausgangspost sowie wichtiger Informationen stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
• Vorausschauende Reiseorganisation: Die Planung und Organisation von Flug- und Bahnreisen sowie die anschließende Reisekostenabrechnung liegen in Ihrer Hand und werden von Ihnen effizient und souverän abgewickelt.
• Professionelle Präsentationsunterlagen: Mit der Erstellung ansprechender und aussagekräftiger PowerPoint-Präsentationen unterstützen Sie das Team bei Kundenterminen, Besprechungen und wichtigen Projekten.
• Schnittstelle zur IT: In enger Abstimmung mit unserem externen IT-Dienstleister koordinieren Sie die hausinterne EDV-Verwaltung und fungieren als zentrale Ansprechperson für organisatorische IT-Themen.

Qualifikation

• Sie behalten gerne den Überblick und sind das Organisationstalent, auf das sich das ganze Team verlassen kann?
• Kaufmännische Qualifikation und Erfahrung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement oder kaufmännische Assistenz (m/w/d), und bringen idealerweise bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Persönliche Stärken: Sie überzeugen durch Engagement, Teamfähigkeit sowie ein sicheres sowie selbstbewusstes Auftreten und handeln auch in anspruchsvollen Situationen durchsetzungsstark und souverän.
• Arbeitsweise und Organisation: Eine eigenverantwortliche, sorgfältige und gut strukturierte Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Selbstorganisation zeichnen Sie aus.
• Fachliche Kompetenzen: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und wenden das MS-Office-Paket, insbesondere PowerPoint, sicher und professionell an.
• Stressresistenz und Auftreten: Auch in hektischen Phasen behalten Sie einen kühlen Kopf, arbeiten konzentriert und bleiben dabei stets ruhig und überlegt.

Unternehmensbeschreibung

Als deutschlandweit tätiges Ingenieurbüro für Technische Gebäudeausrüstung (TGA) mit über 140 Mitarbeitenden planen wir innovative und nachhaltige Gebäude, die Maßstäbe setzen – von hochmodernen Forschungs- und Laborgebäuden bis hin zu architektonischen Landmarken.
Unsere Projekte stehen für Zukunft, Energieeffizienz und echten Klimaschutz. Dabei verbinden wir Innovation mit Verlässlichkeit und Teamgeist.

Benefits

• Persönliche und fachliche Entwicklung: Sie erwartet eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung in einem unterstützenden Umfeld.
• Attraktive Zusatzleistungen: Sie profitieren von zahlreichen mitarbeiterorientierten Benefits, darunter Teamevents, eine betriebliche Altersvorsorge sowie die Übernahme von Fitnessstudiobeiträgen.
• Wertschätzendes Miteinander: Sie arbeiten in einem kollegialen Umfeld, in dem Teamgeist, Zusammenarbeit und ein gutes Betriebsklima aktiv gelebt werden, sodass Sie sich bei uns rundum wohlfühlen können.